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La logística empresarial, la contratación de personal, elaboración de manual de normas y otras tareas de oficina, son inherentes al cargo administrativo, veamos en este artículo qué es un auxiliar administrativo y las actividades que realiza en una empresa.
Son quienes se encargan de asistir a un gerente administrativo y realizan trabajos típicos de una oficina como son archivar documentos, organizarlos, realizar trámites, coordinar y convocar reuniones, gestionar todo lo relacionado a los espacios de gestión, entre otros.
Un ejemplo de las actividades que realiza el gestores administrativos puede ser cuando su superior le pide organizar las facturas de compras o adquisición de materiales por semestre. Asimismo, transmite mensajes entre dos empresas, atiende a los socios y clientes de un negocio.
En España, existen de acuerdo al ámbito laboral diferentes tipos de asistentes. A continuación, mencionamos los siguientes.
Para aquellos que les gusta desempeñarse en el ámbito de la gestores administrativos y territorial como son los Ministerios u Organismos Públicos de la Administración General del Estado.
Desarrolla su labor administrativa en la Administración General de una comunidad autónoma, es decir, en organismos o entidades dependientes de ella. Es importante agregar, que un requisito indispensable para laborar en las Comunidades Autónomas es el conocimiento de la lengua co-oficial.
Las actividades administrativas que realiza el tipo de auxiliar es en el entorno de un ayuntamiento o institución similar. Cabe destacar, que las funciones que realiza son similares a las ejecutadas en el Estado o Comunidad Autónoma pero dedicadas al servicio de alcaldías, diputación y otros organismos locales.
Veamos qué define a un auxiliar administrativo y las actividades que realiza en una empresa.
Consiste en la labor de organización, almacenamiento y fotocopiado de documentos, envío de mensajería de texto, correos electrónicos y faxes, la atención telefónica, también el apoyo logístico, gestión de insumos para la oficina como materiales de papelería y equipos, registro de llamadas, mensajes y notas.
Pese a que la actualidad predomina el envío de correos electrónicos o mensajes por vías digitales, muchas son las empresas que siguen recibiendo correspondencia física y el trabajo del Auxiliar Administrativo comprende este tipo de labor.
El auxiliar administrativo puede ejercer esta función siempre que la cantidad de documento no exceda los límites permitidos, en ese caso, el encargado es un archivista. Aunque, el asistente también puede velar porque cada documento esté debidamente almacenado o archivado y debe buscarlo cuando un miembro de la empresa lo necesite.
Actualmente, las empresas utilizan bases de datos diseñados con sistemas informáticos. Por lo tanto, para desarrollar esta función debe capacitarse. Sin embargo, vemos del auxiliar administrativo actividades que puede realizar, es organizar de ser necesario el registro de información cumplimentando formularios o escribiendo notas.
Entre sus tareas se encuentra la convocatoria de personal nuevo, el registro de las asistencias diarias de los empleados, de las horas trabajadas, de los derechos a días libres y de las reclamaciones.
El Auxiliar debe en muchos casos realizar reportes, por otro lado, también es común que le pidan transcribir una grabación.
Otras de las actividades administrativas que cumplen estos profesionales, es la tarea de elaborar facturas, el cálculo de los salarios, cotización de la seguridad social y seguros médicos y funerarios, así como la deducción de impuestos, costo de pedidos de materiales, entre otras cuestiones de índole financiero.
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