Conviértete en un experto de las fórmulas y funciones a través del tutorial hoja de calculo

¿Qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo es un programa informático que permite manipular y realizar cálculos complejos con datos numéricos almacenados en tablas. También permite automatizar tareas mediante el uso de fórmulas y macros, y crear gráficos como histogramas, curvas, cuadros de sectores, etc. 

Por lo tanto, una hoja de cálculo es una herramienta multiuso que sirve tanto para actividades de oficina, que implican la organización de grandes cantidades de datos, como para niveles estratégicos y de toma de decisiones al crear representaciones gráficas de la información sintetizada.

Una manera de saber cómo se debe usar una hoja de cálculo es creando una descripción general de sus cuentas bancarias.

En la actualidad, una de las herramientas más empleadas en el mundo de la informática es la hoja de cálculo. ¿Qué es y para qué sirve esta herramienta? ¿Cuáles son sus aplicaciones? ¿Se emplea en un solo sector? Podrás obtener toda la información necesaria, formándote con nuestro CURSO ONLINE.

Al definir hoja de cálculo de forma sencilla, para que todo el mundo pueda entenderlo, diríamos que es un programa que manipula datos numéricos y alfanuméricos integrados en una tabla compuesta por celdas, filas y columnas.

¿Cuáles son los beneficios del tutorial hoja de cálculo?

Las facilidades de hojas de cálculo hacen que los cálculos sean más fáciles de entender, mostrando las etapas del desarrollo de una suma, con la posibilidad de escribir notas que explican cada línea.

La cuadrícula que encierra las celdas en la hoja de cálculo puede ser visible o invisible en la impresión, lo que permite darle formato a los informes desde la pantalla de la hoja de cálculo. Las plantillas que contienen las fórmulas que se usan a menudo aumentan la productividad eliminando la necesidad de operadores altamente cualificados.

Las hojas de cálculo también pueden interactuar con bases de datos para rellenar los campos de referencia, automatizando casi toda la fase de creación de la hoja de cálculo.

¿Qué tipos de datos encontramos en una hoja de cálculo?

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Encontramos los siguientes tipos de datos propios de una hoja de cálculo:

Numéricos

Los datos de este tipo que introduzca en Excel deberán comenzar siempre por un carácter numérico (del 0 al 9), una coma decimal (,), un signo más (+) o un signo menos (-). Además, deberá  tener en cuenta las siguientes reglas:

• No podrá introducir espacios para separar grupos de números. Excel lo interpretará como un rótulo.
• Podrá incluir puntos para separar unidades de millas, de millón,
• El carácter que se utiliza como separador de decimales es la coma (,), en una configuración para el idioma español.
• También podrá introducir números utilizando notación científica (3030000 € 3,03E+06 ó 3,03e6)
• Por último, podrá añadir el carácter tanto por ciento (%) a un número.

El rango de valores que puede manejar Excel comprende cualquier número que se encuentre en el intervalo 1E-307y 9,9999E+307. 

Por último, indicar que Excel podrá manejar números con hasta 30 decimales.

ALFANUMÉRICOS

Los datos alfanuméricos son combinaciones de letras, números y caracteres de puntuación. La única limitación que impone Excel a los datos alfanuméricos es que nunca podrán exceder de 32.000 caracteres.

Excel permite que los datos alfanuméricos puedan empezar por un número, pero jamás podrán empezar por el signo de igualdad  (=), un más (+) o un signo menos (-) ya que, en estos casos, Excel confundirá el rótulo introducido con una fórmula y mostrará un mensaje de error.

FÓRMULAS

Podrá introducir fórmulas en sus hojas de cálculo para realizar cálculos. Aunque Excel permite el uso de tres tipos de fórmulas (numéricas, lógicas y de cadena), las más usuales son las numéricas. Las fórmulas numéricas realizan cálculos sobre números. En ellas podrá utilizar cualquier combinación de los siguientes signos matemáticos: +, -, *, / y ^ (exponenciación).

En general, todas las fórmulas que introduzca en Excel deberán comenzar por alguno de los tres caracteres comentados anteriormente (=, +, -). Uno de los hechos más destacables e importantes de las fórmulas es que no sólo pueden operar directamente sobre números (=123+985), sino que también podrá utilizarlas con direcciones de celdas (=A1 + A2), en este caso, Excel mostrará en la celda el resultado de sumar los valores contenidos en las celdas ahí nombradas.

FECHA Y HORA

Excel reconocerá las fechas y horas que introduzca en los formatos más utilizados. Para que Excel reconozca el valor que estamos introduciendo como fecha u hora, tan sólo tendremos que usar uno de los formatos válidos de fecha u hora reconocidos por Excel. Estos son, entre otros:

• 18/2/2008
• 18-Feb-2008
• 18-Feb (en este caso se utilizará el año marcado en el equipo)
• Feb-2008 (sólo se mostrará el mes y el año)
• 18 Febrero 2008
• 18 Feb 2008

Al igual que con las fechas, podrá introducir horas en Excel. Los formatos reconocidos por el programa son, entre otros:

• 18:54
• 18:54:32
• 6:54 PM
• 6:54:32 PM
• 18/2/08 18:54

FUNCIONES

Los últimos datos admitidos por Excel son las funciones. Una función es una fórmula ya escrita y preparada para realizar cálculos y simplificar el uso de fórmulas extensas. Las funciones tienen un nombre propio y existen multitud de funciones.

La sintaxis de cualquier función es:

= nombre _ función (argumento1; argumento2;...; argumento N)

Las funciones siguen las siguientes reglas:

• Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
• Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No hemos de dejar espacios antes o después de cada paréntesis.
• Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto) o fórmulas.

Los argumentos deben de separarse por ";" (punto y coma).

Dicho de esta forma, parece que es algo simple y de poca utilidad, sin embargo, es una herramienta muy empleada porque permite organizar los datos numéricos que pueden ser manipulados en conjuntos por sus divisiones y aplicar formulas y operaciones diferentes que resulten de interés.

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